用車管理需要的必備文檔和記錄有以下這些。

首先是派車單，各部門業(yè)務(wù)用車要事先填寫，市區(qū)外或連續(xù)用車兩天以內(nèi)的要經(jīng)總辦主任批準(zhǔn)，兩天以上須報行政副總批準(zhǔn)。

其次是車輛檔案，公司各部購進(jìn)的摩托車，總辦應(yīng)統(tǒng)一建立專門檔案。

還有車輛選購與配置的相關(guān)記錄，選購時要根據(jù)企業(yè)實(shí)際需求和預(yù)算選擇車型和配置，比如商務(wù)用車選舒適、豪華車型。

在管理職責(zé)方面，辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理，包括車輛調(diào)配等；財務(wù)部負(fù)責(zé)車輛費(fèi)用預(yù)算控制與審計；各部門負(fù)責(zé)使用過程中的相關(guān)事項(xiàng)管理。

車輛分配權(quán)限方面，調(diào)度室、綜合部部長、公司副總等有不同的調(diào)配權(quán)限。

車輛保管人或責(zé)任人應(yīng)愛惜車輛，摩托車領(lǐng)用人要負(fù)責(zé)車輛審檢、維修和購買保險。

總之，做好這些文檔和記錄的管理，能讓企業(yè)的用車管理更規(guī)范、高效，提高工作效率，保障員工出行安全。