查詢機動車檔案所需準備的資料因查詢主體而異。

若是機動車所有人為個人，需持本人身份證原件；若為單位，則要提供單位出具的查詢公函、單位的組織機構(gòu)代碼證原件及復(fù)印件（復(fù)印件需加蓋公章）、加蓋公章的委托書和經(jīng)辦人身份證原件及復(fù)印件。而公檢法部門、律師事務(wù)機構(gòu)等因辦案需要查閱的，要提交檔案查詢公函和經(jīng)辦人工作證明。這是因為不同的查詢主體，其性質(zhì)和需求不同，所以規(guī)定了相應(yīng)匹配的資料，以確保查詢的合法性、規(guī)范性和安全性。比如個人查詢自己車輛檔案，憑借身份證即可證明身份；單位查詢就需要一系列能代表單位意志和合法身份的文件；執(zhí)法和辦案機構(gòu)查詢則需有正式公函及能證明經(jīng)辦人員身份和任務(wù)的證明。

總之，明確不同查詢主體對應(yīng)的資料要求，能保障機動車檔案查詢工作有序進行，維護檔案信息的安全與準確。